Problemas de comunicação estão entre os fatores que mais geram retrabalho, perda de tempo e desalinhamento dentro das empresas. Um estudo realizado pela Grammarly em parceria com a Harris Poll estima que a comunicação ineficaz custa às empresas dos Estados Unidos cerca de US$ 1,2 trilhão por ano.
O levantamento mostra que o problema vai além de mensagens mal interpretadas ou reuniões pouco produtivas. Quando informações não são transmitidas com clareza, decisões podem ser atrasadas, tarefas precisam ser refeitas e equipes gastam mais tempo tentando entender o que deveria ter sido definido desde o início.
Para a advogada Silvia Letícia, especialista em gestão, o dado chama atenção para uma questão que muitas empresas ainda tratam como um problema individual, quando, na verdade, pode estar relacionado à própria estrutura de trabalho.
“Quando uma empresa depende de cada pessoa interpretar uma informação de uma maneira, o risco de ruído aumenta muito. Comunicação eficiente não significa apenas falar ou escrever bem. Significa criar processos para que a informação certa chegue à pessoa certa, no momento certo e com clareza suficiente para gerar uma ação”, explica.
A especialista aponta que, entre as situações mais comuns estão: orientações contraditórias, excesso de mensagens em diferentes canais, reuniões sem definição de responsabilidades e decisões que não ficam registradas. Em ambientes híbridos e remotos, o desafio pode ser ainda maior, já que parte significativa das interações acontece por mensagens e plataformas digitais.
Segundo Silvia, uma das formas de reduzir esses problemas é estabelecer regras simples para a comunicação interna. Isso inclui definir quais assuntos devem ser tratados por e-mail, mensagens instantâneas ou reuniões, registrar decisões importantes e deixar claro quem é responsável por cada etapa de uma tarefa.
“Não adianta criar mais um canal de comunicação se ninguém sabe qual informação deve estar ali. Quanto mais canais uma empresa tem, maior precisa ser a clareza sobre como eles serão usados”, afirma.
Silvia também destaca que a comunicação precisa fazer parte da gestão das equipes. Ela pontua que líderes que dão instruções pouco objetivas ou mudam constantemente as prioridades podem gerar insegurança e retrabalho, mesmo quando os profissionais têm capacidade técnica para executar suas funções.
“Boa comunicação também é uma questão de gestão. Uma liderança precisa saber explicar prioridades, dar contexto, ouvir a equipe e confirmar se aquilo que foi entendido corresponde ao que realmente precisava ser feito”, diz.
